如何让上班、办公更高效?许多企业发现,答案就在“云端”。

近来,线上办公在中国飞速发展,不仅满足了疫情防控需要,更推动了全社会工作效率提升、各行业业务协同模式创新和业务组织方式变革。

告别刻板的“点卯”,减少重复的报表、会议和签章,“线上办公”“远程办公”成为中国数字经济新业态的一大亮点,与之相伴的软硬件创新层出不穷,领跑全球。

尝到“在线办公”的甜头

上海时光里店销售额同比增长110%,北京大中店销售额同比增长92%……防疫期间,总部位于上海的家居企业多样屋的业绩不降反升,在企业负责人潘淑真看来,这离不开远程办公平台的功劳。

线上审批文件、召开会议、视频直播……公司业务一切如常,潘淑真对公司大小事务了如指掌。每天早上8时,身在台北的潘淑真准时打开“钉钉”组织早会,安排工作、鼓舞士气,“员工们线下不能聚在一起,但心在云端拧成了一股绳。”

今年以来,在线办公模式发展迅猛,据测算,2020年中国远程办公市场规模有望达448亿元,约为2017年的7.5倍。此前,传统意义上的“上班”往往与线下办公场景联系起来,用人单位通过打卡、指纹、人脸识别等方式对员工进行出勤约束,线上办公虽然在部分行业企业并不少见,但并没有成为主流办公模式。

疫情发生以来,居家办公、远程办公、无纸化办公相关的新业态炙手可热。线上办公完全满足了“随时随地”办公新模式的多种要求,不仅实现了“无接触式”办公、满足了疫情防控需要,更实现了对线下办公模式的常态化补充,甚至颠覆性地重新定义了“上班”这个概念。

“疫情期间,人们真正感受到在线化和数字化的力量,在线办公的普及至少加快3年。”阿里巴巴钉钉首席执行官陈航说。钉钉相关负责人介绍,已有3亿用户、1500万组织在使用钉钉,疫情发生以来就有超1000万家企业成为该平台用户。钉钉还在阿里云上投入10万多台云服务器,支持了1.3亿学生在线上课。

除了阿里巴巴的“钉钉”,还有字节跳动的“飞书”、腾讯的“腾讯会议”……在此背景下,互联网头部企业纷纷加大投入,一批功能强大、可靠性较好的线上办公工具应用规模迅速壮大。

“在家办公省去了每天2个小时的通勤时间,我希望这种模式常态化。”在北京一家国企工作的马晨介绍,今年春节后几个月,他一直在家远程办公,“最近重新过上了打卡上下班的日子,还有些不习惯呢。”

随着疫情防控形势好转,不少企业恢复了线下办公的传统模式,但也有相当一部分企业尝到了新模式的甜头,将线上办公模式固定下来。

“线上办公几个月后,公司管理层发现90%的业务都可以在线上搞定,还节省员工通勤时间。现在我们部门已经实行了轮流在家办公的制度,除值班人员外不记考勤。”北京市朝阳区一家咖啡店内,供职于某互联网公司的卫强坐在店内僻静处,敲击着键盘,不时呷一口咖啡,“在家办公容易懒散、效率不高,公司又太远。这家咖啡店离家近,既舒适又有工作氛围,我已经在这里‘常驻’了。”

营商“无纸化”让企业更便利

在线办公不仅限于企业自身,更延伸至营商体系的方方面面。

办一件事,要跑好几个部门,找好几个经办人员签名,还要盖许多章……这样的场景,曾经令许多企业经营者头疼不已。如今,企业“无纸化”经营和政府“无纸化”政务,让这样的场景越来越少。

“有了电子发票,办税不用预约、不用跑腿。”江西省南昌市新办企业洋靖餐饮管理有限公司负责人裘敏说,最近,她通过电子税务局直接开具了20份电子发票,并通过邮箱、短信等方式即时完成发票交付。

电子税务局平台极大提高了纳税人办税缴费的便利度和高效性,使70%以上的涉税事项都可以在平台办理。有统一的服务界面和办理流程,公司财务人员无需再像往常那样在公司、税务局之间两头跑了。

线上办公在公共事务场景中的应用,使企业营商环境持续优化。各种数字应用的基础设施不断完善,有效支撑起在线办公的多元化需求,使政府机关能够办理“电子政务”,告别“文山会海”,实现了信息多跑腿、群众少跑腿。

日前,国家市场监管总局等部委印发《关于进一步优化企业开办服务的通知》,要求大力推进电子营业执照、电子发票、电子印章的应用,并提出2020年底前实现企业开办全程网上办理,将企业开办时间压缩至4个工作日以内。

上海在这方面走在了全国前列。今年4月,上海市场监管部门通过优化升级电子执照和电子印章系统,在全国范围内首次实现电子执照、电子印章在企业成立时同步发放。电子执照和印章与纸质执照、实体印章具有同等法律效力,企业可凭它们在政务网络平台实现税务、社保等业务的“一网通办”,无需线下跑腿。

7月15日,国家发展改革委等部委联合印发的《关于支持新业态新模式健康发展激活消费市场带动扩大就业的意见》提出,要推动完善电子合同、电子发票、电子印章、电子签名、电子认证等数字应用的基础设施。业内人士指出,这将推动数字载体取代纸质载体,为政府、企业在线办公提供有效支撑。一方面,数字应用编织起企业线上经营运作的网络,降低企业开办和运营成本;另一方面,数字应用及其基础设施的完善也有助于优化营商环境,提高政府服务管理水平,改变“案牍劳形”的传统办公模式。

疫情过后仍有发展空间

随着疫情防控形势好转,线上办公还会继续火爆吗?

专家指出,线上办公的意义远不止服务于防疫需要的“非接触”这么简单。疫情结束后,线上办公的相关从业者仍然大有可为。

从覆盖人群看,目前中国在线远程办公的人口渗透率只有1%,而部分国家的成熟市场已经超过了20%,在线远程办公仍有广阔的拓展空间。陈航认为,在线办公能够为很多初创型小微企业大幅降低企业运营成本,“未来,线上线下融合办公或将成为新趋势。”

此次出台的《意见》明确提出,鼓励发展便捷化线上办公,支持远程办公应用推广和安全可靠的线上办公工具研发。这为相关行业特别是从事线上办公平台研发与运营的企业释放了重大利好。

新技术的发展和应用,也有望打造出“随时随地”的在线办公环境。上半年,工业和信息化部、国家发展改革委等多次发文,提出加快新型基础设施建设,引导工业互联网平台增强5G、人工智能、区块链等新技术支撑能力,在远程办公方面着重建设服务企业或园区的5G网络。

在可以预见的未来,5G将在线上办公领域扮演重要角色。“在家办公、开视频会议需要现场感,未来在这些领域可能会应用到增强现实或虚拟现实等技术,这就要求无线通信网络传输具有很强的稳定性和高连接性,而5G技术能够提供这方面的支持。”中国国际经济交流中心经济研究部副部长刘向东说。

业内人士指出,远程办公软件将进一步成为前沿数字技术集成应用的载体,5G、人脸识别、文字-语音互转、大数据等技术将广泛融入,深刻改变人们的工作方式和协同方式;同时,智能网络、智能打印、智能考勤、智能前台、AR眼镜、智能会议等硬件产品正在成为企业办公环境的关键组成部分,“软硬一体化”能够覆盖企业协同办公的全域场景。

市场的爆发式扩张,也为线上办公带来了挑战。用户体验不佳、在线人数过多引发卡顿甚至服务器崩溃……远程办公软件在产品研发、运营维护等方面仍有提升空间,在硬件方面也对新一代基础设施水平要求很高。

“行业发展需要更好的信息基础设施作为支撑。”中国贸促会研究员国际贸易研究部主任赵萍指出,要加快5G网络商用步伐,更好地利用新一代信息技术和通讯手段,提升用户体验,为行业发展注入更强的技术动能。